Kirjoita tehokkaita sähköposteja
Sähköposti on tekstityöläiselle rasite ja stressinaiheuttaja – sovellus, joka täyttää hänen päivänsä jatkuvilla keskeytyksillä, oudoilla vaatimuksilla ja epäselvillä ohjeilla.
Vuosia jatkuneiden väärinkäytösten vuoksi tärkeitäkään sähköposteja ei enää oteta vakavasti, muisteta tai haluta lukea. Mitä enemmän sähköpostia ihminen joutuu päivän aikana käsittelemään, sitä kylmemmäksi hänen suhtautumisensa siihen käy.
Kun itse lähetät sähköpostia, pyri minimoimaan sen aiheuttama häiriö ja psyykkiset vauriot. Toimimalla nopeasti ja huomaamattomasti kuin ninja saat sanottavasi perille ja vapautat omaa työaikaasi tärkeämpiin asioihin (kuten haikujen kirjoittamiseen tai heittotähtien teroittamiseen).
10 tekniikkaa, jotka tekevät sinusta sähköpostininjan
- Lähetä vähemmän. Voiko asian hoitaa nopeammin, varmemmin tai vaikuttavammin puhelinsoitolla, tekstiviestillä, intran päivityksellä, tavanomaisella kirjeellä tai käymällä itse paikalla? Jos kyllä, unohda sähköposti kokonaan.
- Kirjoita vähemmän. Mike Davidson ehdottaa, ettei yhdenkään sähköpostin pitäisi olla viittä virkettä pidempi. Viidessä virkkeessä ehdit tekemään selväksi, kuka olet, mitä haluat, miksi haluat sen ja mihin mennessä haluat sen. Ja kun asiaa ajattelee, harva sähköposti enempää kaipaakaan.
- Keskity. Sano yhdessä viestissä vain yksi asia. Leikkaa pois jaarittelu, lepertely, sivupolut – kaikki, mikä ei palvele keskeisen sanomasi perillemenoa. Älä sotke työ- ja yksityisasioita samaan viestiin ja vastusta kiusausta lisätä jälkikirjoitukseksi kokonaan erillistä pyyntöä.
- Nosta tärkein esiin. Jos haluat vastaanottajan tekevän jotain, ilmaise se äärimmäisen havainnollisesti: laita pyyntö otsikkoon, viestin alkuun, viestin loppuun. Mitä ytimekkäämpänä viestisi pidät, sitä helpompi vastaanottajan on tavoittaa ajatuksesi.
- Otsikoi osuvasti. Ei ”Kokouksesta” vaan ”Tiistaipalaveri siirretty kello 15.00”. Ei ”Voisko saada?” vaan ”Tarvitsen metsänhoitoraportin viikon 5 loppuun mennessä”.
- Ole kohtelias. Opettele korrekti puhuttelu ja ole sitä muodollisempi, mitä vieraampi vastaanottaja sinulle on. Tiiviissä arkisähköpostittelussa korostuu yksinkertaisten huomaavaisuusfraasien merkitys: ”kiitos viestistäsi”, ”ystävällisin terveisin”.
- Vältä turhia kuittausviestejä. Älä lähetä vastausta vain osoittaaksesi, että sait edellisen sähköpostin. Jos lähettäjä haluaa kuittauksen, hän pyytää sitä tai käyttää sähköpostiohjelmansa kuittaustoimintoa.
- Vältä tiedoksi-kopioita. Älä tuki viattomien sivullisten laatikoita kopioilla muille osoitetuista viesteistä, joista heidän pitäisi mielestäsi tietää “varmuuden vuoksi”. He sivuuttavat kuitenkin kaiken, mitä ei ole nimenomaisesti heille kohdennettu.
- Vahdi ajankäyttöäsi. Epäsuhtaisuus on sähköpostien suurimpia ongelmia: lyhyt kysymys saattaa vaatia pitkällistä ja aikaa vievää vastausta – jos et aseta vastaamisellesi selkeitä rajoja. Tarkista sähköpostit vain tiettyinä aikoina esimerkiksi kahdesti päivässä ja hoida ne kerralla pois alta.
- Ole henkilökohtainen. Sähköpostilistat ja massapostitus ovat kelvollisia keinoja, kun jokin asia tulee saada suuren joukon tietoon. Kun ihmiset täytyy saada tekemään jotain, ne ovat surkeita keinoja. Oleta, ettei kukaan toimi, ellet puhuttele häntä nimeltä.
Jos sinulla on sähköpostin käyttöön liittyviä kauhutarinoita tai omia selviytymisstrategioita, kuulisin niistä mielelläni.
viesti aiheesta tekstinteko
26.1.2009 kello 10:00
Erinomaisia kohtia!
Tosin olen sitä mieltä, että parempi jaaritella sähköpostissa kuin puhelimessa. Joskus vain on pitkä ja seikkaperäinen asia toimitettavana ja silloin sähköpostin lähettäminen tai vastaanottaminen voi olla se pienempi paha, jonka valitsen mieluiten.
Kirjoitan ja luen mieluummin pitkiä sähköposteja kuin puhun ja kuuntelen pitkiä puheluita. Saan nimittäin itse valita lukemisajankohdan, mutta puhelu on vastaanotettava silloin, kun se tulee. Sähköpostissa asian voi esittää jäsennellysti ja sanamuodot voi harkita tarkasti, yllättäen tuleva puhelu taas voi pahimmillaan olla sekava ja epäjohdonmukainen. Puhelimitse asioitaessa on muitakin häiriötekijöitä, kuten se, ettei sitä toista saa puhelimen toiseen päähän juuri silloin, kun minulle sopii.
Kirjoitttuun viestiin on myös helpompi palata myöhemmin, jos ei ole jotakin ymmärtänyt tai jos muuten vain haluaa virkistää muistiaan. Puhelusta taas jää hataria muistikuvia tai hatarat ja hätäisesti raapustetut muistiinpanot, ja niissäkin voi olla väärinkäsityksiä ja epätarkkuuksia.
26.1.2009 kello 10:57
Ihanaa, juuri tällaisia neuvoja olen kaivannut. Ja kaikki edellisetkin kirjoitukset ovat tulleet tarpeeseen mutta tämä ehkä kipeimpään tällä hetkellä. Linkitin myös…
28.1.2009 kello 8:06
Kiitos, Kalle, tästä viestistä! Tuli kyllä tarpeeseen. Tuo nimeltä puhuttelu sähköposteissa on aika kiinnostava ilmiö. Suomessa kun ei keskustellessa ole erityisen kohteliasta puhutella toista nimeltä, toisin kuin esim. Britanniassa, mutta sähköpostietikettiin tapa on juurtunut. Huomaa kuitenkin, että itsellä sen käyttö ei edelleenkään tunnu aivan täysin luontevalta…
Olen samaa mieltä Celian kanssa, että sähköposti voi olla hyvinkin tehokas keino välittää tietoa. Ja yhdessä viestissä voi mielestäni olla montakin eri asiaa! Selkeästi jäsenneltynä tietenkin.
Jotkut ihmiset käyttävät mieluummin sähköpostia ja toiset puhelinta. Kummassakin on omat etunsa.
28.1.2009 kello 12:08
@Celia - Kiitos kehuista! Olen kanssasi samaa mieltä: jos on pakko välittää paljon informaatiota puhelimella tai spostilla (ja joskus on), mieluummin otan vastaan sen sähköpostin.
@jl - Hienoa, jos tästä oli apua! Sähköposti on sellainen teksti, joka on tuttu hyvin monelle erilaiselle kirjoittajalle. Muihin samantyyppisiin juttuihin palataan varmasti tulevaisuudessa.
@Iisa - Nyt kun aloin mettiä, en tiedä, tykkäänkö itsekään tuosta nimeltä puhuttelusta sähköpostiviesteissä. Lähinnä pidän tärkeänä, että viesti tuntuu siltä kuin se on osoitettu juuri minulle. Vahva sinättely voi ajaa saman asian.
Bonusvinkki: Jos sinun täytyy lähettää sama toimintaan kehottava viesti usealle ihmiselle, laita heidän osoitteensa bcc- eli piilokopiokenttään. Näin viestin saaja ei näe muiden osotteita tai sitä, että sama teksti on mennyt monelle. Tämä saa viestin vaikuttamaan henkilökohtaisemmalta.
28.1.2009 kello 17:00
Hyvia vinkkeja!
Vaikka kirjoittaisin kuinka “hienon/houkuttelevan/puhuttelevan/henkilokohtaisen” jne. spostin tormaan yha useammin hiljaisuuteen. En saa minkaanlaista vastausta.
Tarkoitan nyt laajaa tuttavapiiria.
Yksi ongelma lienee ettei viestiin vastata silloin kun se luetaan. “Myohemmin, paremmalla ajalla” ja sitten se jaa.
Facebook on tainnut niella kaikki spostin kayttajat?
Mukavaa viikon jatkoa!
28.1.2009 kello 22:22
Kaikista mielenkiintoisimmat sähköpostit olen saanut, kun Huuto.netistä olen tavaraa ostanut ja myyjän kanssa yhteyttä pitänyt. Viimeksi eilen sain myyjältä aivan mahdottoman viestin, joka minun täytyi lukea hitaasti viiteen kertaan, jotta sain selville viestin idean. Selkeitä käsitteitä oli sitten aivan mahdotonta käyttää, ja myyntitavaralle herra keksi joka kohdassa uudenlaisen kiertoilmauksen - edes ensimmäisessä viittauksessa ei käytetty termiä “huutamasi kirja” tai vaikka teoksen nimeä! Kaiken lisäksi viestin ydin oli kirjoitettu yhteen hyvin pirstaleiseen virkkeeseen, täynnä kahden sanan mittaisia sivulauseita tai kiilarakenteita. Toivonpa, että herra kirjoitti viestin ainoastaan kiireisenä ja ajattelemattomana, eikä tuollainen ole muutoin hänen tapaistaan.
2.2.2009 kello 21:11
@BLOGitse - Näinhän se kyllä on. Vaikka itse tekisi kaiken oikein, toisiin ei välttämättä voi vaikuttaa. Ainakin napakalla ilmaisulla lisää todennäköisyyttä saada ripeä vastaus, kun viestin lukua ei tarvitse lykätä myöhempään. Ja sitten voi linkata Kirjoittajatreffien seuraavaan sähköpostinhallintaa käsittelevään viestiin, jahka se ilmestyy… :)
@Siri - Kirjoittajana sitä helposti unohtaa, miten… omaperäisiä ilmaisutapoja ihmisillä on. Kiilalauseet ja muu kiekurainen ilmaisu voidaan tulkita hienoudeksi, jota kirjallisessa tuotteessa tulee olla. Kuitenkin jo jämäköiden päälauseiden latomisella pääsee pitkälle, etenkin sähköposteissa ja suomalaisessa miesproosassa.