Kuva: Rickydavid

43Folders-blogin pitäjän Merlin Mannin mukaan useimmat meistä ovat erittäin hyviä tarkistamaan sähköposteja mutta tavattoman huonoja tekemään niille mitään.

Olen samaa mieltä. Annamme liian helposti sähköpostien kerääntyä hallitsemattomaksi massaksi, joka saa aikaan vain syyllisyyttä ja stressiä. Johan äitikin opetti, että asiat kannattaa hoitaa pois alta mahdollisimman pian.

Mann esittää lääkkeeksi joidenkin mielestä ehkä radikaaliakin käytäntöä: aina kun tarkistat sähköpostit, käsittele ne niin, että Saapuneet-kansio jää tyhjäksi. Tämä on hänen Inbox Zero -lähestymistapansa ydin, ja ilman sitä olisin täydessä konkurssissa oman sähköpostin käyttöni kanssa.

Käsittele tyhjäksi asti

Käsittely tarkoittaa viestin lukemista ja välitöntä päätöstä siitä, mitä sille täytyy tehdä juuri nyt. Kuulostaako vaativalta? Saatat huojentua tiedosta, että on ylipäätään vain kuusi erilaista asiaa, jota sähköpostille voi tehdä:

Poista. Monet sähköpostitiedotteet, turhat tiedoksi-kopiot ja spämmisuodattimen läpi päässeet Viagra-mainokset voi tuhota heti. Poista armotta myös viestit, joihin et tule koskaan vastaamaan, joihin olet jo vastannut tai joita et muutoin enää tarvitse. Sähköposteilla ei ole itseisarvoa: kun ne ovat kuljettaneet sinulle informaationsa, heitä ne pois. Vai onko tapanasi säilyttää kuoret jokaisesta syömästäsi banaanista?

Vastaa nyt. Jos voit vastata viestiin heti, vastaa siihen heti. Kirjoittamalla viiden virkkeen sähköposteja, kuten aikaisemmassa viestissä ehdotin, tämä on helpompaa.

Vastaa myöhemmin. Ikävä kyllä kaikkiin sähköposteihin ei voi vastata heti. Saatat tarvita lisää tietoa, pomon siunausta tai vähän miettimisaikaa. Tällaisia tilanteita varten sinulla on lupa luoda vastaustasi odottavien viestien kansio, jonka nimi on ”Tyhjä viikon loppuun mennessä”. Käsittele se tyhjäksi viimeistään perjantai-iltapäivällä, jotta voit tarvittaessa tavoittaa ihmiset vielä virka-aikana. Haluat viettää viikonloppusi tyytyväisenä siitä, ettei yksikään viesti ole enää käsittelyä vailla.

Lähetä edelleen. Joskus et ole oikea ihminen tekemään viestille mitään, tai joku muu tarvitsee sen sisältämää tietoa. Välitä viesti heti.

Arkistoi. Saapuneet-kansio on käsittelyä odottavia viestejä, ei säilytystä varten. Luo oma kansio kumppanin romanttisille piristysviesteille, työprojekteille ja henkilökohtaiselle kirjeenvaihdolle, ja siirrä säästämisen arvoiset viestit niihin. Pidä kansiosysteemisi mahdollisimman yksinkertaisena äläkä sorru näpertelyyn. Sähköpostiohjelmissa on hyvät hakutoiminnot.

Toimi. Vaatiiko sähköposti jonkin toimenpiteen, johon menee enintään kaksi minuuttia? Tee se saman tien: jätä pomolle soittopyyntö, merkitse tapaaminen kalenteriin, vie metsänhoitoraportti Sirpan pöydälle. Vaatiiko viesti toimenpiteen, jossa menee kauemmin? Merkitse se tehtävälistaan, muistikirjaan tai muualle, missä pidät ylhäällä muistettavia asioita.

Minkä toimenpiteen suoritatkaan, viesti poistuu sen jälkeen Saapuneet-kansiostasi. Muistettavilla asioilla, suoritettavilla tehtävillä ja tärkeillä tiedoilla on kaikilla oma paikkansa, mutta sähköpostilaatikkosi ei ole se.

Kuva: Rickydavid

Vinkkejä tehokkaaseen käsittelyyn

1. Merlin Mann suosittelee tarkistamaan sähköpostit säännöllisin väliajoin mutta mahdollisimman harvoin, esimerkiksi kahdesti päivässä, tai, jos työsi ehdottomasti sitä vaatii, kerran tunnissa. Älä anna sähköpostiohjelman hakea automaattisesti uusia viestejä ja varastaa näin huomiotasi äänimerkillä joka kymmenes minuutti.

2. Jos sinulle on kertynyt paljon vastaamattomia viestejä, luo niitä varten kokonaan oma kansio, ”Käsiteltävät”. Keskity pitämään Saapuneet-kansio tyhjänä ja pura vanhojen sumaa 20 minuuttia päivässä, kunnes sekin on tehty. Vanhoista viesteistä suurin osa joutaa onneksi suoraan roskiin.

3. Opettele käyttämään sähköpostiohjelmasi suodatintoimintoja. Niiden avulla voit siirtää Facebook-ilmoitukset, keskustelulistojen viestit ja muut vähäpätöiset sähköpostit automaattisesti omaan kansioonsa tarkistettavaksi myöhemmin, esimerkiksi kerran viikossa.

4. Ole tinkimätön. Sähköposti vie aikaasi ja energiaasi täsmälleen niin paljon kuin sille olet valmis antamaan. Aseta itsellesi selkeät rajat ja kysy itseltäsi tiukkoja kysymyksiä: Onko tämä viesti todella huomioni arvoinen? Mitä tälle pitää tehdä juuri nyt? Tarvitsenko oikeasti tätä viestiä vielä?

Lisää lukemista

• Sähköpostilaatikko kasautuu lomalla – onko mitään tehtävissä? (Tuhat sanaa)
• 12 tapaa väärinkäyttää sähköpostia (Tuhat sanaa)
• 10 Steps to Become an E-mail Ninja (Tim Ferris)
• Efficient Email (Steve Pavlina)
• E-mail Zen (Zen Habits)
• Disconnected Productivity: 9-Step Program to Cure Email Addiction (Lifehack.org)
• Merlin Mannin Inbox Zero -esitelmä (43 Folders)